Proceso y Checklist de Calidad · Creación de Embudos

Por qué existe este documento

Lo que el cliente ve = lo que define su confianza. Cada error suma.

Juan, esto no es una crítica a tu trabajo: la confianza en ti sigue intacta. El objetivo es blindar lo único que el cliente ve —landings, emails, recordatorios— porque el cliente no ve todo el trabajo que hay detrás, solo ve cuando algo falla. Y los errores se acumulan: un link roto, un vídeo que no carga, una “X” sin rellenar… por separado son menores, pero juntos hacen que el cliente pierda la confianza.

La mayoría de estos fallos no son de la IA: son de procedimiento (cosas que no se revisan o no se hacen). La solución es tener un criterio de revisión y una checklist fija. No se trata de que revises el trabajo de otros, sino de tener “ojo” para lo básico: coherencia, erratas, testimonios, links, que el email tenga sentido donde está.

Errores reales que NO se vuelven a repetir

Placeholders / “X” sin rellenar en la landing (caso Carolina) por copiar-pegar sin revisar.
Testimonios sin subir (se dejaban huecos para los últimos y se quedaban vacíos).
Foto que no es del cliente en la landing (caso Chiqui).
Asunto de email larguísimo (un asunto NUNCA es un párrafo).
Emails de valor sin link / sin CTA (se enviaban correos de valor con un link que no estaba).
Falta el footer corporativo en los emails.
Emails “pegados”, sin espaciado ni limpieza → parecen copia-pega.
No le llega aviso al cliente cuando le agendan una llamada (caso Maite) → no se entera de sus agendas.
Asuntos tipo “faltan 48 horas” → caen en spam.
Incoherencia temática en la landing (arriba se habla de pérdida de peso, abajo de acné).

Regla de oro Antes de marcar una tarea como lista: ábrela como si fueras el cliente y léela entera en móvil. Si algo “te chirría” (una errata, un testimonio que falta, un asunto raro, un email que no encaja ahí), páralo y pregunta a Alex. Mejor preguntar que entregar con fallos.

Antes de empezar: lo que necesitas en la mano

No arranques el montaje técnico hasta tener TODO esto. Si falta algo, pídelo.

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Un embudo se construye sobre piezas que vienen de otras personas. Estas son las dependencias que tienen que estar cerradas y aprobadas antes de que tú montes nada:

Copys aprobados (de Sharon / Alex): VSL, oferta, landing de vídeo, landing de gracias, emails de valor, recordatorios, ads, copy de “gracias por agendar”.
Vídeos editados y subidos: VSL y vídeo de gracias en el host de vídeo (Wistia / Vidalytics / Vimeo). Tener la URL/embed final.
Testimonios del cliente (vídeos o capturas) listos y nombrados. Si faltan los últimos, no dejes huecos: avisa para saber si se publica sin ellos o se espera.
Datos de marca: logo (en color correcto), colores, tipografía, nombre comercial del cliente.
Infraestructura del cliente: dominio + hosting comprados, y datos para crear el correo corporativo (ver sección 6).
Acceso a GoHighLevel (NXTGEN) del cliente: subcuenta, calendario, automatizaciones.
Datos del avatar / nicho para revisar coherencia (¿de qué tema va este embudo? lo necesitas para detectar incoherencias en la landing).

Si falta una pieza No “rellenes con lo que haya” ni dejes placeholders pensando en volver luego. Marca la dependencia, avisa a quien corresponda y deja la tarea bloqueada hasta tenerla. Los huecos que se dejan “para luego” son justo los que acaban publicados.

El proceso encadenado, de 0 a entrega

Orden técnico de montaje. Cada paso depende del anterior.

Este es el tramo técnico del embudo (tu ámbito) dentro del pipeline general de Uok. Sigue el orden: cada bloque deja lista la pieza que el siguiente necesita.

Infraestructuradominio · hosting · correo corporativo

Verifica dominio + hosting. Crea el correo corporativo del cliente (será el remitente de los emails). → Sección 6.

Landing de vídeo (VSL)IA + revisión

Genera la landing. El vídeo debe verse al cargar y el botón de agendar anclado. Sube testimonios, rellena todos los datos del cliente, revisa coherencia. → Sección 3.

Landing de gracias / agendarcalendario embebido

Embebe el calendario y el Setter. Quita el recuadro de vídeo si el embudo nuevo no lo lleva (caso Andrea). → Sección 3.

Setter IAchat en landing + WhatsApp post-agenda

Instala el Setter en la landing y el de WhatsApp que se dispara al agendar, con la secuencia de 6 preguntas ya adaptada a este cliente. → Sección 7.

Calendario en GHLnotificaciones

Activa: email de confirmación al lead + aviso al cliente/closer cuando se agenda. Remitente = correo corporativo. → Sección 6.

Automatizaciones de emailvalor + recordatorios

Confirmación → secuencia de valor (con CTA) → recordatorios (con hora personalizada). Footer en todos. → Secciones 4 y 5.

Tracking / píxelcon Pablo / BM

Píxel en la landing, eventos de lead y cita. → Sección 7.

Quality Gaterevisión final como cliente

Recorres todo en escritorio y móvil, clic a clic, antes de entregar. → Sección 8.

Mapa de emails del embudo

Qué emails hay, de qué tipo, y qué tiene que llevar cada uno.

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Dos tipos de automatización (no mezclar la lógica) 1) Emails de VALOR → derriban objeciones y aportan contenido concreto al cliente. Siempre llevan un CTA / link (a la VSL, a agendar, a un recurso). · 2) RECORDATORIOS → avisan de la cita. Asunto con hora personalizada.

Momento	Email	Tipo	Debe llevar
Al agendar (inmediato)	Confirmación de cita → al lead	Sistema	“Tu cita está confirmada” + día/hora + datos de la llamada. (Se activa en el calendario, ver S6.)
Al agendar (inmediato)	Aviso al cliente / closer	Notificación	Avisa al cliente de que le han agendado, con quién y cuándo. → S6.
Entre agenda y llamada	Secuencia de valor / calentamiento (≈5 emails)	Valor	CTA/link en cada uno. Derriban objeciones, preparan para la llamada. Footer.
24 h antes	Recordatorio +24h	Recordatorio	Asunto con hora personalizada. Footer. (Opcional SMS.)
El mismo día / 1–2 h antes	Recordatorio del día	Recordatorio	Hora personalizada + enlace de la llamada. Footer.

✅ Checklist de la secuencia de emails

TODOS los emails de valor tienen su link/CTA y el link funciona.CRÍTICO
Confirmación de cita activada y enviándose al lead al agendar.CRÍTICO
Aviso/notificación al cliente configurado (no puede pasar que le agenden y no se entere). → S6.CRÍTICO
Recordatorios con asunto y hora personalizada (merge field de la cita).NUEVO
Footer corporativo en cada email de la secuencia.
Tiempos/disparadores correctos (que un email no se envíe después de la llamada).
Hice una prueba real: agendé una cita de test y comprobé que llega cada correo bien.

Avisos al cliente, email corporativo y calendario

El cliente no entra a GHL: si no le avisas, no se entera de sus agendas.

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Aplica a TODOS los clientes que montes Los clientes normalmente no saben nada de GoHighLevel. Si no les llega un aviso al agendarse una llamada, les entran agendas y no se enteran (caso Maite). Esto es parte fija de montar un embudo nuevo.

🔔 Notificaciones del calendario (GHL)

Ruta: Calendars → (calendario del cliente) → Calendar Settings → Notifications. Cuando una cita se agenda/confirma:

Email de confirmación al contacto (el lead que acaba de agendar): actívalo y añade un copy de “cita confirmada”.
Aviso al cliente / closer: que reciba un email avisándole de la agenda generada, con los datos, para que sepa de quién es esa cita.

Email de confirmación al lead activado, con copy de confirmación.CRÍTICO
Aviso al cliente/closer activado al agendarse una cita (con datos de quién y cuándo).CRÍTICO
Probado de verdad: agendé una cita de test y llegaron ambos avisos.

🏷️ Correo corporativo (remitente)

Un correo corporativo es el que termina en un dominio propio (p. ej. info@clientexyz.com), no un gmail. Si el cliente tiene dominio + hosting, se le puede crear uno. Mejora imagen y entregabilidad. Es un paso nuevo del proceso.

Correo corporativo creado y configurado como remitente de los emails del embudo.NUEVO
Confirmación y avisos salen desde el corporativo (no desde un gmail genérico).

Excepción Si un cliente concreto no puede tener correo corporativo, se omite solo ese paso — pero por defecto se aplica a todos. No es un paso opcional que nos saltamos por comodidad.

Setter IA: la secuencia lógica de preguntas

Qué pregunta, en qué orden y por qué. El setter es el último filtro del embudo, no un chat de bienvenida.

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Dónde encaja el setter — y por qué el orden de las preguntas no es libre Nuestro embudo cualifica en cuatro escalones, y cada uno filtra una cosa distinta. El setter es el cuarto: hereda lo que ya filtraron los tres anteriores y no lo repite.

Escalón	Qué filtra	Cómo	Qué le deja al siguiente
1. El anuncio	Quién eres	Hook cualificatorio: tipo de perfil/negocio + situación + dolor de entrada (y banda de facturación si el nicho la tiene)	Solo entra quien se reconoce en la descripción
2. La VSL	Si compras el mecanismo	Villano → reencuadre → mecanismo único con nombre	Quien agenda ya cree que su problema es el que dice el cliente
3. El formulario de agenda	Compromiso y recursos	Preguntas de opción múltiple escalonadas (intensidad del dolor, disposición a invertir, compromiso de asistencia)	Datos duros y un lead que ya se ha autoclasificado
4. El setter IA	Urgencia y realismo	Conversación abierta por WhatsApp/DM, una pregunta por mensaje	Show-up alto y una ficha con la munición literal para el closer

La regla que rompe un setter El setter no vuelve a preguntar lo que ya contestó el formulario. Si el formulario preguntó "¿cuánto te afecta?" con tres opciones, el setter no pregunta "¿cuánto te afecta?". Pregunta lo que el formulario no puede: el detonante, lo que ya intentó y qué pasó, y qué tendría que cambiar. Repetir preguntas le dice al lead que nadie leyó lo que escribió — y es la vía más rápida a un no-show.

🤖 Setter A — POST-AGENDA (el estándar de la casa)

Se dispara al agendar, por WhatsApp. Es el que llevan Marina, Marta y Alicia. Objetivo: que se presente, que llegue caliente y que el closer entre sabiendo.

#	Movimiento	Qué pregunta	Para qué sirve
0	Permiso y encuadre	Quién eres, que has visto que acaba de reservar, que vas a hacerle unas preguntas para preparar la sesión — y cuánto dura. "¿Te va bien ahora? Son 3-4 minutos."	Pedir permiso sube la tasa de respuesta y convierte el interrogatorio en un favor. Decir el tiempo es obligatorio.
1	El detonante	Cómo empezó y cuándo notó que algo había cambiado. "Cuéntame un poquito, ¿cómo empezó todo esto con […]? ¿Recuerdas cuándo notaste que algo había cambiado?"	Abre por la capa superficial del dolor, que es la que el lead sabe contar. No cualifica: rompe el hielo y da munición literal.
2	Lo que lo mantiene	Qué cree él que está sosteniendo el problema hoy. "¿Qué crees que es lo que más está manteniendo […]?"	La pregunta más informativa de todas. Aquí se ve si compró el mecanismo de la VSL o si sigue con su explicación antigua. Si contesta con el villano del cliente, el cierre es corto.
3	El impacto	Dónde se nota en el día a día, con opciones abiertas para que le sea fácil. "Y en el día a día, ¿dónde lo notas más? ¿En tu ánimo, tu energía, tu trabajo, tus relaciones…?"	Mide la urgencia real. Si el impacto es difuso, el lead está explorando, no comprando: se marca y se avisa al closer.
4	Lo que ya intentó	Qué ha probado y qué pasó. "¿Y qué has intentado hasta ahora para mejorarlo? ¿Qué pasó?"	Mide sofisticación y descarta al cazador de fórmulas. Le da al closer la lista de lo que no hay que volver a proponerle.
5	El criterio de éxito	Qué tendría que cambiar para que él mismo dijera que ya está. "Última pregunta: ¿qué te gustaría conseguir, y qué tendría que pasar para que dijeras 'ya estoy volviendo a ser yo'?"	Se anuncia como última a propósito. Cualifica por realismo y deja escrita, con sus palabras, la frase de cierre que usará el closer.
6	Cierre y calentamiento	Gracias + fecha y hora escritas en letra + dónde está el enlace (y el aviso de mirar spam) + la pieza de calentamiento (vídeo post-agenda).	Reconfirma la cita justo cuando el lead está más implicado. El vídeo entra aquí, no antes: primero habla él, después escucha.

El espejo emocional: lo que va ENTRE pregunta y pregunta Antes de cada pregunta nueva, una línea que devuelve lo que acaba de decir, con su nombre: "Vaya, [nombre], tiene que ser muy duro llevar tanto tiempo así." · "Te entiendo, cuando afecta a todo es agotador." No es adorno: es lo que hace que las cinco preguntas se contesten en vez de abandonarse en la tercera. Una pregunta por mensaje. Nunca dos juntas.

🤖 Setter B — PRE-AGENDA (el que rescata al que pidió info y no agendó)

Para el lead que deja sus datos y no llega a reservar. Es el de MBA dental. Tres preguntas, y el objetivo es la agenda, no la venta.

#	Pregunta	Qué filtra
1	Encaje estructural, con el motivo dicho en voz alta. "…porque el programa está pensado para [dueños de clínica]: ¿la clínica es tuya o estás por abrirla?"	El descalificador duro del nicho. Va primero porque si falla, no hay conversación que valga. Decir por qué se pregunta evita que suene a filtro.
2	Qué quiere resolver, con tres ejemplos dentro para que sea fácil contestar. "¿Y qué es lo que quieres resolver? Que todo deje de depender de ti, tener los números claros, el equipo… ¿por dónde va?"	Le pone nombre a su dolor con el vocabulario del cliente, y de paso le enseña que aquí eso se trata.
3	El momento. "¿Es algo que quieres empezar cuanto antes o depende de algo primero?"	Separa ahora de algún día. "Depende de algo" no descarta: manda a nutrición y se reintenta.
4	Cierre con micro-compromiso. Recurso útil (PDF, enlace) + "Respóndeme «Confirmo» y seguimos con la agenda."	Pedir una palabra concreta convierte mucho más que "¿te llamamos?". Y el recurso paga la conversación aunque no agende.

Reenganche — sin esto se pierde la mitad Si no contesta, un solo recordatorio suave a las ~24 h que repite la pregunta, no la reclama: "Solo quería saber si pudiste ver mi última pregunta. Cuando te vaya bien, cuéntame si…". Uno, no tres. Y por Instagram no hay segunda oportunidad: fuera de la ventana de 24 h de Meta el DM no se puede reabrir, así que en ese canal el email se pide pronto.

🚫 Lo que el setter NO hace nunca

No da precio ni menciona las garantías. Son munición para la llamada. Si preguntan: "las condiciones se ven en la llamada".CRÍTICO
No pregunta por dinero ("¿tienes presupuesto?", "¿cuánto puedes invertir?"). Eso ya lo filtró el formulario y aquí solo quema la conversación.CRÍTICO
No manda un formulario externo en lugar de preguntar. Sustituir las preguntas por un enlace a Google Forms no cualifica a nadie: el que iba a venir lo rellena y el que no, se pierde. Si hace falta encuesta, va después de las preguntas, no en su lugar.NUEVO
No vende ni explica el método. Explicar es trabajo de la VSL y del vídeo post-agenda. El setter pregunta y agenda.
No usa lenguaje clínico ni promete resultados, y ante una señal de crisis real para, deriva con respeto y avisa al cliente. Nunca sigue con el guion.CRÍTICO
No suelta dos preguntas en el mismo mensaje, ni párrafos largos. WhatsApp es conversación: frases cortas, una idea por mensaje.

🔧 Cómo se adapta a cada cliente (lo que hay que rellenar)

El descalificador duro del nicho (la pregunta 1 del setter B). Sale del avatar del briefing: dueño / no dueño, con equipo / sin equipo, separada hace meses / recién, banda de facturación…
Las tres palabras del dolor que van dentro de la pregunta 2, copiadas literalmente del anuncio y de la VSL. Si el anuncio dice "tu equipo no vende sin ti", el setter dice eso, no "problemas de gestión".CRÍTICO
El nombre del mecanismo tal y como se llama en la VSL, para la línea de cierre.
La pieza de calentamiento que se manda en el movimiento 6 (URL del vídeo post-agenda o de la página de gracias).
La firma: si habla el cliente en primera persona o "el asistente del equipo de [nombre]". Se decide con el cliente y no se cambia a mitad de conversación.
El destino del resumen: dónde queda lo que ha contestado para que el closer lo lea antes de la llamada (nota en la ficha del contacto de GHL).NUEVO

✅ Checklist de montaje del setter

Setter (chat) instalado en la landing y respondiendo.
Setter post-agenda de WhatsApp configurado, con los seis movimientos y los huecos del cliente rellenados.CRÍTICO
Setter pre-agenda montado para los leads que piden info y no reservan (si el cliente tiene esa entrada).
Si el cliente tiene DM de Instagram: bot asignado en la pestaña Deploy y mensajería activada en el menú de tres puntos de la tarjeta "Facebook & Instagram". Sin eso se ve todo en verde y no contesta a nadie.NUEVO
Probada una conversación de inicio a fin con un contacto de prueba: contesta, encadena las preguntas de una en una, espeja y llega a confirmar la cita con fecha y hora.CRÍTICO
Probado el camino malo: qué contesta si el lead dice "ahora no puedo", si contesta con una sola palabra y si se va por las ramas. Un setter que solo funciona con el lead perfecto no está probado.NUEVO
El resumen de respuestas llega a la ficha del contacto y el closer sabe dónde mirarlo.NUEVO
Contacto de prueba borrado después de la prueba.

Sobre errores de IA / Setter Habrá menos errores que hace un mes y medio, pero alguno seguirá ocurriendo: forma parte de cómo funciona hoy la IA. Cuando el Setter “deja de responder”, muchas veces es un nodo de n8n que se cae, no la IA en sí. Criterio: si pasa, se revisa el nodo; si es recurrente, se documenta y se avisa. En los setters nativos de GoHighLevel (AI Agents → Conversation AI) no hay nodos: ahí lo que falla suele ser el canal o la asignación del bot.

La cifra que juzga a un setter No es cuántos agendaron. Es cuántos de los que agendaron se presentaron, y si el closer entró a la llamada sabiendo con quién hablaba. Si el show-up no sube, el setter no está haciendo su trabajo por muy bien que converse.

📊 Tracking / píxel (con Pablo / BM)

Píxel de Meta instalado en la landing.
Eventos de lead y cita agendada disparando correctamente.
Verificado el dominio en el Business Manager.
Un solo evento significa "cita". Si hay dos conversiones personalizadas sobre la misma URL, se escribe cuál es la cita y cuál el formulario — si no, la cuenta marca agendas que no existen.NUEVO

Quality Gate: revisión final antes de entregar

Recorre el embudo entero como si fueras el cliente. Clic a clic. En móvil.

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Nada se entrega sin pasar esta puerta Esta es la diferencia entre “copiar y pegar” y “entregar con criterio”. 10 minutos aquí evitan la pérdida de confianza del cliente.

Abrí la landing de vídeo en escritorio y móvil: vídeo visible al cargar, botón anclado, sin “X”/placeholders, testimonios subidos, fotos del cliente, sin erratas, coherencia de arriba a abajo.
Abrí la landing de gracias: sin recuadro de vídeo vacío, calendario y Setter OK.
Cliqué todos los CTA/links de landings y emails: ninguno roto, todos al destino correcto.
Agendé una cita de test y comprobé: confirmación al lead ✔ · aviso al cliente ✔ · secuencia de valor (con links) ✔ · recordatorios con hora ✔.
Todos los emails: footer corporativo, look limpio con espaciado, asuntos cortos, remitente corporativo.
Setter (chat + WhatsApp) probado de punta a punta, incluido el camino malo: "ahora no puedo", respuestas de una palabra y salidas de guion.
Píxel y eventos verificados.
Lo revisé como cliente. No me chirría nada. Si algo me chirriaba, lo consulté con Alex antes de entregar.

Copy (contemplado — documento aparte con Sharon)

Reservado. Aquí encajará el proceso de actualización de copy.

La parte de creación y actualización de copy (VSL, oferta, landings, emails de valor, recordatorios, asuntos) se desarrollará en un documento independiente junto con Sharon y Alex. Queda contemplada aquí para que el proceso técnico y el de copy encajen.

Lo que ya está decidido y afecta a tu montaje:

Llegarán nuevos copys de email con un tono nuevo (de Sharon), pensados para mejorar entregabilidad y evitar spam en cuerpo y asuntos.
Cambian los asuntos: nada de “faltan 48 horas”; recordatorios con hora personalizada.
Tú montas exactamente el copy aprobado; si ves una incoherencia o errata en el copy recibido, avisas antes de publicar (no lo copias-pegas a ciegas).

Pendiente de definir en el doc de copy Plantillas de email post-valor (nuevo CTA + tono) · plantillas de recordatorio · copy de confirmación de llamada · copy de valor post-agenda · copy de recordatorios · línea de asuntos. 〔Alex + Sharon〕

Protocolo ante dudas y errores

Qué hacer cuando algo no encaja o algo falla.

Si tienes una duda mientras montas

Pregunta a Alex. Está disponible. Mejor una pregunta que un fallo entregado.
Si algo del copy/material recibido te chirría (incoherencia, errata, asunto raro, un email que no parece ir ahí) → páralo y consúltalo.

Si hay una limitación con un cliente

Ej.: el cliente no puede tener correo corporativo → se omite solo ese paso, no el resto del estándar.

Si falla la IA o el Setter

Errores de IA: cada vez menos, pero seguirán existiendo puntualmente. No es excusa para fallos de procedimiento (esos sí dependen de la revisión).
Setter “no responde”: revisa primero los nodos de n8n (suele ser un nodo caído, no la IA). Documenta si se repite.

La meta Que el cliente abra su embudo y todo —landing, emails, recordatorios, avisos— transmita una empresa seria, limpia y sin fallos. Esa es la versión de tu trabajo que el cliente ve, y la que sostiene su confianza.

Proceso & Checklist de Calidad para Crear un Embudo desde 0

Por qué existe este documento

Antes de empezar: lo que necesitas en la mano

El proceso encadenado, de 0 a entrega

Landings: cómo se hacen, cómo se revisan y el móvil

🎯 Estándar técnico (para TODAS las landings nuevas)

🔎 Checklist de calidad de la landing

📱 Adaptación al móvil (obligatoria)

Emails: look limpio, footer y entregabilidad

✨ El “look” del email

✅ Así SÍ

❌ Así NO

🧱 El footer corporativo (configuración en GHL)

📨 Asuntos (subject lines)

✅ Asuntos correctos

❌ Asuntos a evitar

📥 Entregabilidad (que no caigan en spam)

Mapa de emails del embudo

✅ Checklist de la secuencia de emails

Avisos al cliente, email corporativo y calendario

🔔 Notificaciones del calendario (GHL)

🏷️ Correo corporativo (remitente)

Setter IA: la secuencia lógica de preguntas

🤖 Setter A — POST-AGENDA (el estándar de la casa)

🤖 Setter B — PRE-AGENDA (el que rescata al que pidió info y no agendó)

🚫 Lo que el setter NO hace nunca

🔧 Cómo se adapta a cada cliente (lo que hay que rellenar)

✅ Checklist de montaje del setter

📊 Tracking / píxel (con Pablo / BM)

Quality Gate: revisión final antes de entregar

Copy (contemplado — documento aparte con Sharon)

Protocolo ante dudas y errores

Si tienes una duda mientras montas

Si hay una limitación con un cliente

Si falla la IA o el Setter